Кому-то вечно жарко, а кто-то боится сквозняков: как правильно выбирать офис

Что получается, когда компании выбирают офис без «примерки» — руководствуясь только ценой и первым впечатлением. На какие базовые, но важные вещи арендаторы часто не обращают внимания. Рассказывает начальник отдела продаж «Твоя столица ∙ Недвижимость для бизнеса» Сергей Войтов.

— Сегодня любой офис априори должен быть современным, отвечать требованиям качества отделки, дизайна и т.д. На рынке широкий выбор. Поэтому, если вы продолжаете искать просто выгодные по цене метры, а не идеально подходящее помещение — вы бессмысленно тратите время и деньги. Выбранный таким образом офис может обойтись во всех отношениях слишком дорого.

Причем зачастую компании «поскальзываются» на банальных и, казалось бы, понятных всем факторах. Упуская их из внимания, либо отодвигая на последний план.

Безусловно, важно, чтобы респектабельность бизнес-центра подчеркивала статус компании. Но не менее важно, чтобы ваши сотрудники чувствовали себя комфортно и выкладывались на рабочем месте «по полной». Ведь именно от этого зависит стабильность и темпы развития компании.

Вот несколько базовых вещей, на которые мы бы рекомендовали обратить внимание при выборе офиса.

1. Планировка

Часто можно услышать мнение, что формат open space подойдет для компании любого профиля. На практике это не так. Для постоянно меняющейся в размерах ИT-компании утверждение, может, и будет соответствовать действительности. Поставили легкие перегородки и все — можно работать.

Но для компаний с постоянно сформированным штатом (а таких большинство), которым необходим спокойный рабочий процесс, open space может доставить, как минимум, существенные дополнительные затраты по установке перегородок и их согласованию. Как максимум, увеличивается ротация сотрудников.

Показательный пример: одна из компаний выбрала новый офис open space, вместо предыдущего «кабинетного». Посадили всех в одну большую комнату, телефоны звонили со всех его углов. Под кондиционерами оказалась часть тех, кто боится сквозняков. А кому всегда не хватает воздуха — подальше. И вдобавок, бухгалтерию разместили рядом с отделом продаж.

В итоге, текучка кадров и бесконечные больничные недолго заставили себя ждать. Да и сами работники, можно сказать, рассорились между собой. Рабочий процесс был нарушен.

В таких случаях стоит обратить внимание на офисы, имеющие смешанную планировку. Часть площади можно выделить под кабинеты, а оставшееся пространство — оставить открытым для трансформации.

2. Вентиляция

Как ни странно, но наибольшее число жалоб от арендаторов в последние годы поступает именно на нее.

И действительно, какими бы уникальными и удобными ни были внутренняя/внешняя отделка, зоны общего пользования, современное оснащение — если уже через несколько часов после начала рабочего дня сотрудники начинают испытывать явный дискомфорт, то о какой производительности труда можно говорить?

Получается, что компания на этом офисе будет только «терять» — может начаться текучка кадров.

Жалобы на вентиляцию могут быть связаны:

• С недостаточной мощностью
• С неполной работоспособностью установленной в бизнес-центре системы приточно-вытяжной вентиляции
• С периодическим намеренным ее отключением (уменьшение мощности вентилирования), для экономии

Практика показывает, что какой бы совершенной ни была установленная в бизнес-центре система вентиляции и поддержки климата, она не сможет в полной мере заменить естественную вентиляцию через открытые окна.

3. Месторасположение

До сих пор в некоторых компаниях сохранилось негласное правило выбора офиса — рядом с местом проживания руководства. Но поскольку стабильность компании и ее дальнейшее развитие во многом зависят от эффективности персонала, мы бы советовали поступать иначе. И искать офис именно «для сотрудников».

В крупных компаниях, где рабочие процессы отлажены с медицинской точностью, уже давно поняли, что офис, который удобно расположен для сотрудников, снижает вероятность их опоздания. Сокращает время перемещения по городу в течение рабочего дня (если в этом есть необходимость). А значит, оптимизирует рабочий процесс.

4. Санузлы

При недостатке санузлов недовольство ваших сотрудников будет расти с каждым днем. Конечно, все бизнес-центры построены с учетом санитарных норм. Но минимальным необходимым количеством можно назвать 2 санузла (один мужской, один женский) на каждые 600 м2.

При этом каждый санузел должен быть предназначен не менее чем для двух человек.

5. Количество лифтов

При их недостатке сотрудники к началу рабочего дня уже дважды испытывают стресс — стоя в пробке по дороге на работу и в ожидании лифта. А если опоздание у вас связано с визитом к шефу — то трижды.

Минимально необходимое количество лифтов – 1 лифт на 4 этажа. При условии, что этаж не превышает по площади 1000 м2.

6. Системы контроля доступа и видеонаблюдения

При их отсутствии к вам в офис будут приходить не только клиенты, но и распространители товаров, случайные посетители и т.п.

Контроль доступа может быть разным: от сотрудника охраны на входе до установки технологий чип-ключа на двери в каждый из офисов. Как показывает практика, турникеты на входе в бизнес-центр все же не так эффективны, как контроль доступа посредством чип-ключей на конкретном этаже, в офисном блоке или кабинете.

Видеонаблюдение в общественных местах и по периметру бизнес-центра постепенно становится обязательным атрибутом.

7. Парковки

Бесплатные гарантированные парковочные места — мелочь, а приятно. Не придется колесить вокруг в поиска места, где припарковать, даже на полчаса, свой автомобиль.

Сложившиеся в настоящее время обычаи делового оборота предполагают предоставление одного бесплатного машиноместа на каждые 100 м2 арендуемого офисного пространства. Но рядовым сотрудникам от этого не легче — как правило, парковками пользуются руководители.

Необходимо также понимать, какая реальная нагрузка на существующую парковку будет не только сегодня, но и через год-два.